Eine kurze Frage im Chat kostet nicht zwei Minuten. Die Rechnung, die dahintersteht, taucht in keiner Aufwandsschätzung auf.
Wer in einem Entwicklungsteam arbeitet, kennt die Situation: Sie sind an einer Stelle im Code, an der drei Dinge gleichzeitig zusammenpassen müssen. Eine Nachricht kommt herein, eine schnelle Frage, zwei Sätze Antwort. Danach sitzen Sie wieder vor dem Editor und suchen erst einmal, wo Sie waren.
Gloria Mark hat mit ihrer Arbeitsgruppe an der University of California in Irvine über Jahre gemessen, wie lange dieses Suchen dauert. Die Zahl, die dazu kursiert, 23 Minuten und 15 Sekunden, stammt allerdings nicht aus einer Studie, sondern aus einem späteren Interview mit Mark. In der zugrundeliegenden Feldstudie mit González und Harris (2005) lag die durchschnittliche Zeit bis zur Rückkehr an dieselbe Aufgabe, wenn sie noch am selben Tag gelang, bei 25 Minuten und 26 Sekunden, bei einer sehr großen Streuung zwischen den Fällen. Im Schnitt kamen bis dahin gut zwei weitere Aufgaben dazwischen.
Für diesen Beitrag zählt weniger die exakte Minutenzahl als der Befund dahinter, und der ist stabil: Der Wiedereinstieg nach einer Unterbrechung ist kein Nebenschauplatz, sondern der Ort, an dem die eigentlichen Kosten entstehen, mit hoher Varianz von Fall zu Fall. Das Interview-Zitat hat sich als Schlagzeile durchgesetzt, weil eine einzelne Zahl leichter zu merken ist als eine Verteilung. Für die Diagnose reicht das nicht, für die grobe Größenordnung schon.
Beim Aufgabenwechsel bleibt ein Teil der Aufmerksamkeit zurück.
Sophie Leroy von der University of Washington hat dafür einen präzisen Begriff geprägt: attention residue. Beim Wechsel von einer Aufgabe zur nächsten bleibt ein Teil der Aufmerksamkeit an der vorherigen hängen, besonders dann, wenn diese unabgeschlossen war. Die neue Aufgabe wird also nicht mit vollem Kopf begonnen. Die Leistung in der Folgeaufgabe fällt messbar schlechter aus.
Das erklärt, warum sich der Schaden nicht einfach zusammenzählen lässt. Eine Unterbrechung von zwei Minuten und eine Wiedereinstiegszeit von zwanzig ergeben nicht einfach 22 verlorene Minuten. Ein Teil der Zeit danach ist qualitativ eingeschränkt, ohne dass es dem Arbeitenden auffällt.
Aufwandsschätzungen rechnen mit einem Arbeitstag, den es nicht gibt.
Aufwandsschätzungen in technischen Projekten beziehen sich auf die Aufgabe unter idealisierten Bedingungen: Ein Ticket bekommt vier Stunden, weil die Arbeit selbst vier Stunden dauert. Die Struktur des Arbeitstags, in dem diese vier Stunden untergebracht werden müssen, ist nicht Teil der Schätzung.
In der Praxis führt das zu einer stillen Verschiebung. Die Differenz zwischen geschätztem und tatsächlichem Aufwand wird nicht der Unterbrechungsstruktur zugerechnet, sondern der Person. Sie war zu langsam, hat sich verzettelt, hätte konsequenter sein müssen. Das ist der Punkt, an dem ein strukturelles Problem in eine Charakterfrage umgedeutet wird, und der Punkt, an dem übliche Selbstmanagement-Ratschläge ansetzen.
Der Hebel liegt beim Wiedereinstieg und in der Absprache im Team.
Zwei Konsequenzen sind belastbar. Erstens: Nicht jede Unterbrechung lässt sich vermeiden, und der Versuch, sie alle zu vermeiden, scheitert an der Zusammenarbeit selbst. Der lohnendere Ansatz ist, die Wiedereinstiegszeit zu verkürzen. Wer beim Verlassen einer Aufgabe zehn Sekunden investiert, um den nächsten Schritt festzuhalten, erleichtert sich die Rekonstruktion des Arbeitsstands beim Zurückkommen.
Zweitens: Die Frage, welche Unterbrechungen ein Team sich selbst zufügt, gehört ins Team und nicht in die Verantwortung der Einzelnen. In den meisten Teams gibt es eine Handvoll wiederkehrender Muster, die niemand bewusst eingeführt hat und die sich mit einer Absprache abstellen lassen. Sie zu finden dauert einen halben Tag.
Quellen
- Mark, G., González, V. M., Harris, J. B. (2005): No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work. Proceedings of CHI 2005.
- Leroy, S. (2009): Why is it so hard to do my work? Organizational Behavior and Human Decision Processes.
- Mark, G. (2023): Attention Span. A Groundbreaking Way to Restore Balance, Happiness and Productivity.